Kundendaten in ChatGPT, Claude & Co.: Was darfst du eingeben? Datenschutz mit KI für Selbstständige

Von Janet Zentel · 23. Oktober 2026 · 18 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Alles ohne Personenbezug darfst du in ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot eingeben: eigene Texte, Ideen, allgemeine Fachfragen. Kundendaten gehören nur in einen Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO oder vorher gründlich anonymisiert in die KI, und Namen löschen reicht dafür nicht. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO bleiben grundsätzlich draußen. In jedem Verbraucherkonto stellst du das Training mit deinen Daten bewusst ein (Stand: Oktober 2026). Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Janet Zentel und Roger Basler de Roca am Laptop, daneben eine Datenschutz-Ampel in Grün, Gelb und Rot für KI-Tools (KI-generiertes Bild auf Basis echter Fotos)

Bevor du Kundendaten in ChatGPT kopierst: erst lesen, dann tippen. Die Sorge ist verbreitet. In einer Befragung von Bitkom unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten nennen 66 Prozent der Unternehmen, die KI schon nutzen, den Datenschutz als Hemmnis (September 2026).

In unserer Community hören wir oft Fragen wie: Wie lasse ich sensible Texte korrigieren, ohne dass alles irgendwo in Übersee landet? Und was muss ich bei Claude Pro eigentlich einstellen?

Hier bekommst du die Antworten: eine Ampel für deinen Alltag, die Tarife mit AVV, die Trainings-Schalter Schritt für Schritt, Anonymisieren nach Datenschutzkonferenz, eine Vorlage für deine KI-Regeln und Prompts zum Kopieren. Denn rechtssicher heißt nicht: gar nicht anfangen.

Wichtig

Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Grundlage ist die DSGVO, die in Deutschland und Österreich gilt. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG), laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) auch direkt für KI-Anwendungen. Bei Unsicherheit, bei Gesundheitsdaten oder als Berufsgeheimnisträgerin sprich mit deiner Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin für Datenschutzrecht.

Grün, Gelb, Rot: Was darf ich in ChatGPT, Claude & Co. eingeben?

Eingeben darfst du alles, was sich keiner Person zuordnen lässt. Personenbezogene Kundendaten nur unter Bedingungen, besonders sensible Daten grundsätzlich nicht.

Personenbezogen sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare Person, auch indirekt. Laut Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) kann sich der Personenbezug aus vielen Merkmalen ergeben, nicht nur aus Namen und Adressen.

Grün: ohne Personenbezug, in jedem Tool

Blogartikel, Posts und Newsletter-Entwürfe aus deinem eigenen Wissen
Workshop-Struktur, Angebote ohne Kundennamen, Preismodelle, Positionierung
Allgemeine Fachfragen, etwa: „Welche Fragen helfen im Erstgespräch zur beruflichen Neuorientierung?“
Gründlich anonymisierte Fallbeispiele (wie das geht, steht weiter unten)
Öffentliche Dokumente, etwa die Datenschutzbedingungen eines Tools

Gelb: Kundendaten, nur im Business-Tarif mit AVV oder anonymisiert

Name, E-Mail und Anliegen einer Interessentin für eine Antwortmail
Notizen aus dem Erstgespräch für ein individuelles Angebot
Teilnehmerlisten, Feedbackbögen, Rechnungsübersichten
Kundenmails, die du zusammenfassen lassen willst
Ein angebundenes Postfach oder ein Kundenordner über Connectors

Rot: grundsätzlich nicht in KI-Tools

Gesundheitsangaben: Diagnosen, Burnout, Therapie, Medikamente, Schwangerschaft
Angaben zu Religion, sexueller Orientierung, politischer Meinung oder Gewerkschaftszugehörigkeit
Sitzungsnotizen aus Coaching oder Beratung, in denen es um solche Themen geht
Geheimnisse, die dir als Berufsgeheimnisträgerin anvertraut wurden
Gesprächsaufnahmen ohne Einwilligung aller Beteiligten
Passwörter und Zugangsdaten, egal in welchem Tarif

Rot heißt nicht in jedem Fall verboten, sondern: nur mit eigener Rechtsgrundlage, im Business-Tarif und nach fachlicher Beratung. Ein Beispiel des Hamburger Datenschutzbeauftragten zeigt den Unterschied zwischen Grün und Rot: Ein Werbetext zu deinem Produkt ist unproblematisch, die Frage, welche Personen sich dafür interessieren, nicht.

Die gute Nachricht: Der größte Teil deiner KI-Arbeit liegt im grünen Bereich. Wie du damit Kundinnen gewinnst, zeigt Kunden gewinnen mit KI, wie die Texte nach dir klingen, KI-Texte ohne Floskeln. Wo KI dir am meisten bringt, zeigt der kostenlose Sichtbarkeits-Check: 16 Fragen, rund 4 Minuten, Ergebnis sofort und ohne Anmeldung.

Entscheidungsbaum: Darf das rein?

Geh vor jedem Einfügen diese vier Fragen durch:

Lässt sich der Inhalt einer Person zuordnen, direkt oder über Details? Nein: grün, leg los. Ja: weiter zu Frage 2.
Geht es um Gesundheit, Religion, sexuelle Orientierung, ein Berufsgeheimnis oder eine Aufnahme ohne Einwilligung? Ja: rot, draußen lassen oder vorher beraten lassen. Nein: weiter zu Frage 3.
Arbeitest du in einem Business-Tarif mit AVV, angemeldet mit dem Arbeitskonto? Ja: gelb ist möglich, wenn du eine Rechtsgrundlage hast und deine Kundinnen informiert sind. Nein: weiter zu Frage 4.
Kannst du so anonymisieren, dass die Gegenprobe besteht? Ja: anonymisiert eingeben. Nein: nicht eingeben.

Bezahlt heißt nicht geschäftlich: Verbraucher-Konto oder Business-Tarif?

Der Unterschied liegt im Vertrag, nicht im Preis: Business-Tarife enthalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Verbraucher-Konten nicht. Auch ein Plus- oder Pro-Abo, das über deine Firma läuft, bleibt ein Verbraucher-Konto.

Gibst du Kundendaten in einen KI-Cloud-Dienst ein, handelt der Anbieter laut DSK häufig als „verlängerter Arm“ in deinem Auftrag. Dann gilt Art. 28 DSGVO: Du brauchst einen Dienstleister mit hinreichenden Garantien und einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Zweck und Art der Daten festlegt. DSK und Hamburger Datenschutzbeauftragter empfehlen außerdem dienstliche statt privater Konten.

Drei Details, die in keiner Preistabelle stehen:

ChatGPT: Die Nutzungsbedingungen für Privatpersonen haben einen Zusatz für geschäftliche Nutzung, der Haftung und Gerichtsstand regelt, aber keinen AVV enthält. Der steckt im Services Agreement für Business, Enterprise und API, Vertragspartner in der EU ist die OpenAI Ireland Ltd.
Claude: Für Team, Enterprise und API bindet Anthropic seinen AVV mit Standardvertragsklauseln automatisch in die Commercial Terms ein.
Copilot: Mit Arbeitskonto handelt Microsoft als Auftragsverarbeiter. Bei Websuchen über Bing ist Microsoft laut eigener Dokumentation aber eigenständiger Verantwortlicher.

Welche KI-Tarife haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Stand Oktober 2026 bieten alle vier großen Anbieter einen Weg mit AVV, aber nur in ihren Business-Angeboten. Die Angaben stammen von den offiziellen Hilfe-, Vertrags- und Preisseiten (abgerufen am 23.10.2026).

Tool	Tarif mit AVV	Training standardmäßig	Hinweis
ChatGPT	Business, Enterprise, API	Free, Plus, Pro: ja, abschaltbar. Business, Enterprise, API: nein	Business ab 2 Plätzen, Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd.
Claude	Team, Enterprise, API	Free, Pro, Max: deine Wahl bei der Anmeldung. Team, Enterprise, API: nein	Team 2 bis 150 Plätze, AVV automatisch Teil der Commercial Terms
Gemini	Google Workspace, Business-Versionen (Zusatz zur Cloud-Datenverarbeitung)	Privates Konto ab 18: ja („Aktivitäten speichern“). Workspace: nein	Ab 1 Nutzer, Unternehmensdatenschutz erst mit bestätigter Domain
Microsoft Copilot	Copilot Chat mit Arbeitskonto (Entra ID), z. B. in Microsoft 365 Business	Privates Konto: laut Microsoft möglich. Arbeitskonto: nein	Business-Pläne ab 1 Person, grünes Schutzschild zeigt den Unternehmensschutz

Du arbeitest allein?

ChatGPT Business und Claude Team setzen mindestens zwei Plätze voraus. Anders bei Google und Microsoft: Die Business-Versionen von Google Workspace sind laut Google für 1 bis 300 Nutzer ausgelegt und enthalten die Gemini-App. Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium nennt Microsoft für 1 bis 300 Beschäftigte, Copilot Chat inklusive. Passt keins davon, bleibt das Verbraucherkonto mit konsequent anonymisierten Daten.

Wie schaltest du das Training mit deinen Daten ab?

Im Verbraucherkonto schaltest du das Training in den Einstellungen ab, in Business-Tarifen ist es laut den Anbietern standardmäßig aus. Der Schalter schützt deine Daten besser, ersetzt aber keinen AVV.

ChatGPT (Free, Plus, Pro)

Klick auf dein Profil-Icon und wähle „Einstellungen“.
Öffne „Datenkontrollen“.
Schalte „Das Modell für alle verbessern“ aus. Das gilt für dein ganzes Konto, auch in der App. Alternativ geht das über OpenAIs Privacy Portal mit „Do not train on my content“.
Für einzelne heikle Fragen nutzt du einen temporären Chat. Er wird laut OpenAI nicht zum Training verwendet, erscheint nicht im Verlauf, erzeugt keine Erinnerungen und wird innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Screenshot: ChatGPT, Einstellungen → Datenkontrollen mit dem markierten Eintrag „Das Modell für alle verbessern“ in einem Business-Workspace — Hier sitzt der Schalter. Im Screenshot siehst du einen Business-Workspace (Stand 23.10.2026): Dort ist er ausgegraut, weil OpenAI Workspace-Daten laut eigenem Hinweis nicht fürs Training nutzt. In deinem privaten Konto (Free, Plus, Pro) steht an derselben Stelle der Schalter, und den schaltest du aus.

Claude (Free, Pro, Max)

Klick auf deinen Namen (unten links) und wähle „Einstellungen“ (englisch „Settings“).
Öffne „Datenschutz“ (englisch „Privacy“, direkt: claude.ai/settings/data-privacy-controls).
Schalte „Help improve our AI models“ aus. Dieser Schalter heißt auch in der deutschen Oberfläche so (Stand 23.10.2026).
Für einmalige, heikle Fragen öffnest du in einem neuen Chat außerhalb eines Projekts über das Geist-Symbol einen Inkognito-Chat. Er wird nicht zum Training genutzt, landet nicht im Verlauf und nicht in Memory, Anthropic bewahrt ihn 30 Tage auf.

Screenshot: Claude, Einstellungen → Datenschutz (1), darunter der Schalter „Help improve our AI models“ (2) — Erst „Datenschutz“ öffnen (1), dann prüfen, wie der Schalter steht (2): aus heißt, neue Chats fließen nicht in künftiges Training.

Ohne Trainingsfreigabe bewahrt Anthropic deine Chats 30 Tage auf, mit Freigabe bis zu fünf Jahre. Das Abschalten wirkt nicht rückwirkend auf Training, das bereits begonnen hat. Chats, die Sicherheitsfilter markieren, kann Anthropic weiter für Sicherheitszwecke nutzen.

Gemini (privates Google-Konto)

Öffne gemini.google.com und klick in der Seitenleiste unten auf „Aktivitäten“ (je nach Ansicht auch über „Einstellungen & Hilfe“ → „Aktivitäten“). Es öffnet sich die Seite „Aktivitätsverlauf in Gemini-Apps“.
Klick unter „Aktivitäten speichern“ auf die Schaltfläche „An“.
Wähle „Deaktivieren“ oder „Deaktivieren und Aktivitäten löschen“.

Google schreibt auf derselben Seite: Ist die Einstellung deaktiviert, speichert Google deine Chats 72 Stunden lang, um dir antworten und Sicherheitsmaßnahmen ergreifen zu können (Stand 23.10.2026).

Screenshot: Gemini, Aktivitätsverlauf in Gemini-Apps mit der Schaltfläche „An“ (1) und der Option „Deaktivieren“ (2) — Klick auf „An“ (1) und wähle „Deaktivieren“ (2), wenn Google deine künftigen Chats nicht im Verlauf speichern und nicht fürs Training nutzen soll.

„Aktivitäten speichern“ ist ab 18 Jahren standardmäßig an. Auch ausgeschaltet speichert Google Chats bis zu 72 Stunden. Ein Teil der Chats wird von Menschen geprüft, auch von externen Dienstleistern, und geprüfte Chats bleiben bis zu drei Jahre gespeichert, selbst wenn du deine Aktivitäten löschst. Google schreibt selbst: „Geben Sie keine vertraulichen Informationen ein.“

Microsoft Copilot

Für alles Geschäftliche meldest du dich mit deinem Arbeitskonto an. Microsoft kennzeichnet diesen Bereich mit eigener Hintergrundfarbe, dem Label „Work“ und einem grünen Schutzschild.
Im privaten Konto hieß der Schalter in der älteren Copilot-App „Training on conversation activity“ (unter Profil und „Privacy“). Für die neue App, verfügbar seit 18. August 2026, nennt Microsofts Hilfeseite zu den Datenschutzeinstellungen keinen Trainingsschalter (Stand: 23.10.2026). Kundendaten gibst du deshalb nur über das Arbeitskonto ein.

Tipp

Lass bei Chats mit Kundenbezug die Daumen-Buttons in Ruhe. Bei ChatGPT kann laut OpenAI das gesamte Gespräch zu einem Feedback trotz Abmeldung ins Training fließen. In den Claude-Geschäftstarifen speichert Anthropic Feedback bis zu fünf Jahre, Inhaberinnen von Team-Konten können die Funktion abschalten.

Namen löschen reicht nicht: Wie anonymisierst du Kundendaten richtig?

Anonymisiert ist ein Text erst, wenn niemand die Person mehr erkennen kann, auch nicht aus dem Zusammenhang. Namen und Anschriften zu entfernen, reicht laut DSK regelmäßig nicht.

Der Unterschied ist rechtlich entscheidend: Für anonyme Informationen gelten die Datenschutzgrundsätze laut Erwägungsgrund 26 der DSGVO nicht. Pseudonymisierte Daten bleiben dagegen personenbezogen. Ersetzt du „Anna Müller“ durch „Kundin A“ und hast eine Liste, wer Kundin A ist, ist das Pseudonymisierung nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO.

Der Hamburger Datenschutzbeauftragte nennt ein Beispiel: ein Arbeitszeugnis für einen Kundenberater eines bestimmten Autohauses. Ohne Namen, aber trotzdem eindeutig. So gehst du vor:

Direkte Merkmale entfernen: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Firma, Website, Profilnamen, Kundennummer.
Seltene Kombinationen auflösen: Beruf, Ort, Alter und Lebensereignis zusammen machen Menschen erkennbar. Ersetze sie durch allgemeinere Angaben.
Daten und Zahlen verallgemeinern: genaue Termine, Umsätze und Mitarbeiterzahlen durch Spannen ersetzen.
Zitate umschreiben: eigene Formulierungen, Insider-Begriffe und Namen Dritter wie Partner, Chefin oder Kinder entfernen.
Dateien säubern: Kopf- und Fußzeilen, Unterschriften, Kommentare, Dateinamen und Screenshots prüfen.
Gegenprobe machen: Würde jemand aus ihrem Umfeld sie erkennen? Dann weiter verallgemeinern oder einen Business-Tarif nutzen.

So sieht das an einem ausgedachten Beispiel aus:

Vorher: „Sabine K., 48, Hebamme mit eigener Praxis in [Kleinstadt], ist gerade Großmutter geworden und will die Praxis im Sommer 2027 übergeben. Umsatz 2025: 84.000 Euro.“
Nur Name entfernt, also nicht anonym: „Eine 48-jährige Hebamme mit eigener Praxis in [Kleinstadt] …“ In einer Kleinstadt gibt es davon vielleicht eine.
Nachher: „Eine Selbstständige Ende 40 aus dem Gesundheitsbereich plant in den nächsten ein bis zwei Jahren die Übergabe ihres Unternehmens. Umsatz im oberen fünfstelligen Bereich.“ Für einen Übergabe-Fahrplan reicht das völlig.

Achtung

Erst anonymisieren, dann einfügen. Wer den Klartext ins Verbraucherkonto kopiert, damit die KI ihn anonymisiert, hat die Kundendaten schon eingegeben. Anonymisiere selbst, etwa mit Suchen und Ersetzen im Textprogramm, und nutze die KI nur für die Gegenprobe.

Prompt für die Gegenprobe:

Ich habe den folgenden Text selbst anonymisiert: [anonymisierter Text].
Prüfe ihn wie eine strenge Datenschutzbeauftragte auf Restrisiken. Liste jede Stelle auf, über die jemand aus dem Umfeld der Person sie trotzdem erkennen könnte: seltene Berufe, Orte, Altersangaben, Daten, Ereignisse, Zahlen, Namen Dritter, typische Formulierungen. Schlag für jede Stelle eine allgemeinere Formulierung vor. Ergänze nichts, was nicht im Text steht.

Prompt, um aus einem Fall ein Beispiel für deinen Content zu machen:

Aus meinen bereits anonymisierten Notizen soll ein Fallbeispiel für [Blogartikel / Workshop / LinkedIn-Post] werden: [Notizen].
Verfremde den Fall so, dass er typisch für [deine Zielgruppe] ist und keiner realen Person mehr zugeordnet werden kann: Ändere Branche, Alter, Ort und Nebenumstände, behalte nur das fachliche Problem und den Lösungsweg. Kennzeichne das Beispiel als zusammengesetztes Szenario und liste auf, welche Details du verändert hast.

Wie gut darf die KI dich kennen? Dein Wissen hinterlegen, ohne Kundendaten

Sehr gut, solange es um dich geht: Je mehr die KI über deine Haltung, dein Angebot und deine Sprache weiß, desto besser passen die Ergebnisse, und all das liegt im grünen Bereich. Kundendaten gehören nicht in diese Wissensbasis.

Das Fundament, das die KI von dir braucht:

Werte und Haltung: wofür du stehst und was du nie tun würdest
Zielgruppe und ihre Sprache: typische Fragen, Sorgen und Einwände, als Muster formuliert statt als Zitat einer bestimmten Kundin
Angebot: Leistungen, Ablauf, Ergebnis und was du ausdrücklich nicht machst
Eigene Geschichten: deine Wendepunkte, Fehler und Erkenntnisse
Beispieltexte: zwei oder drei eigene Texte, die du magst
Lieblingswörter und No-Gos: was nach dir klingt und was du nie schreiben würdest
Belege: Zahlen, Quellen, Abschlüsse, Kundenstimmen nur anonymisiert oder mit Einverständnis

So sammelst du es datensparsam: Notiere eine Woche lang nach jedem Kundengespräch eine Zeile im Muster „Kundinnen fragen oft, ob …“, statt Mails zu kopieren. Sprich deine Haltung in ein Sprachmemo und fasse alles auf einer Seite zusammen. Vor dem Hochladen suchst du darin nach „@“, Firmen- und Vornamen.

Wo du es hinterlegst:

Claude: in einem Projekt mit Projektwissen und Projekt-Anweisungen, im Free-Tarif bis zu fünf Projekte. Jedes Projekt hat ein eigenes Memory. Allgemeine Vorgaben gehören in die Anweisungen für Claude, die in allen Chats gelten. Eigene Stile überführt Anthropic gerade in Skills.
ChatGPT: in einem Projekt mit Dateien und Projekt-Anweisungen, die Vorrang vor deinen benutzerdefinierten Anweisungen haben. Stellst du die Projekt-Erinnerung laut OpenAI-Hilfe auf „project-only“, bleibt das Projekt von anderen Chats getrennt. Allgemeines steht unter Einstellungen → Personalisierung in „Benutzerdefinierte Anweisungen“.
Gemini: als Skill. In der Seitenleiste auf „Anpassen“, dann Reiter „Skills“ → „Erstellen“ → „Manuell erstellen“, Name, Beschreibung und Anleitung eintragen. Gems stellt Google laut eigener Hilfe um: private Konten im November 2026, Workspace-Konten im März 2027, bestehende Gems werden automatisch zu Skills.

Die Datenschutz-Falle dabei sind die Gedächtnisfunktionen. Sie merken sich auch, was du nebenbei erzählst. In ChatGPT prüfst du gespeicherte Erinnerungen unter Einstellungen → Personalisierung → Erinnerung. Eine gelöschte Erinnerung verschwindet laut OpenAI nicht aus alten Chats, dafür musst du den Chat selbst löschen. In Claude findest du dein Gedächtnis unter „Einstellungen“ → „Gedächtnis“. Gesundheit oder Politik speichert Claude dort laut Anthropic standardmäßig nicht.

In einem ChatGPT-Business-Workspace (deutsche Oberfläche, Stand 23.10.2026) steht unter Personalisierung außerdem der Schalter „Meinen Schreibstil berücksichtigen“. Laut Beschreibung nutzt er deine Chats, Dateien aus der Bibliothek und verbundene Apps. Prüf vorher, was dort liegt. Die Verfügbarkeit kann je Tarif abweichen.

Screenshot: ChatGPT, Einstellungen → Personalisierung mit „Erinnerung aktivieren“ (1) und „Meinen Schreibstil berücksichtigen“ (2) — Prüf bei „Erinnerung aktivieren“ (1), was ChatGPT sich merken darf, und entscheide bewusst über „Meinen Schreibstil berücksichtigen“ (2). Weiter unten auf derselben Seite trägst du unter „Benutzerdefinierte Anweisungen“ dein Fundament ein.

Was gilt für Gesundheitsdaten und vertrauliche Themen im Coaching?

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO, ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt. Für KI-Tools heißt das: im Verbraucherkonto nie, im Business-Tarif nur mit einer Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 und nach fachlicher Beratung.

Gesundheitsdaten betreffen nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO die körperliche oder geistige Gesundheit, im Coaching etwa Erschöpfung mit Diagnose, Angst, Therapie oder Medikamente. Ebenso geschützt sind Angaben zur rassischen und ethnischen Herkunft, zu politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben und sexueller Orientierung sowie genetische Daten und biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung.

Eine mögliche Ausnahme ist die ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a). Die DSK verlangt, die Zulässigkeit für Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe zu prüfen. Der Hamburger Datenschutzbeauftragte rät, je nach Anwendungsfall eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen und die Datenschutzbeauftragte einzubinden.

Nehmen wir an, du bist Business-Coachin und deine Klientin erzählt im Call von ihrer Burnout-Diagnose. In deinen Sitzungsnotizen ist das ein Gesundheitsdatum. Die KI hilft dir trotzdem: beim Aufbau deines Coaching-Prozesses, bei Übungen und Fragen, aber ohne die Notizen dieser Klientin.

KI-Notizen in Calls: Viele Meeting-Tools zeichnen den Ton auf. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Hol dir deshalb vor dem Start die Einwilligung aller Beteiligten. Geht es um Gesundheit, gilt zusätzlich Art. 9.

Berufsgeheimnisträgerinnen: kurz und wichtig

§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe, unter anderem für Ärztinnen, Berufspsychologinnen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung, Anwältinnen, Steuerberaterinnen, Ehe-, Familien-, Erziehungs-, Jugend- und Suchtberatung in anerkannten Beratungsstellen sowie staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagoginnen.

Sie dürfen Geheimnisse an mitwirkende Personen offenbaren, soweit das erforderlich ist, und müssen diese zur Geheimhaltung verpflichten (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Ob und wie ein KI-Anbieter darunterfällt, klärst du vorher mit Kammer, Berufsverband oder Anwältin. Coaching als solches steht nicht in der Liste, Vertraulichkeit versprichst du deinen Klientinnen meist trotzdem.

Dürfen Kundendaten in die USA? Das Data Privacy Framework im Oktober 2026

Ja, wenn die Übermittlung abgesichert ist: über das EU-US Data Privacy Framework (DPF) bei zertifizierten US-Unternehmen oder über Standardvertragsklauseln. Stand Oktober 2026 gilt der Angemessenheitsbeschluss weiter, steht aber unter Beobachtung.

Was gilt: Die EU-Kommission hat den Angemessenheitsbeschluss am 10. Juli 2023 angenommen. Laut DSK lassen sich darauf nur Übermittlungen an US-Organisationen stützen, die auf der DPF-Liste unter dataprivacyframework.gov aktuell eingetragen sind. Für alle anderen braucht es ein anderes Instrument, etwa Standardvertragsklauseln samt Transfer-Folgenabschätzung.

Was sich bewegt: Das EU-Gericht hat eine Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen, seit 31. Oktober 2025 ist ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof anhängig (C-703/25 P).

Am 29. Juni 2026 entschied der US Supreme Court im Fall Trump v. Slaughter, dass die Mitglieder der Handelsbehörde FTC der Abberufung durch den Präsidenten unterliegen. Deren Unabhängigkeit ist ein Baustein des Beschlusses, deshalb bat der Europäische Datenschutzausschuss die Kommission am 31. Juli 2026, die Folgen genau zu prüfen.

Was das für dich heißt:

Bevorzuge Anbieter, deren AVV zusätzlich Standardvertragsklauseln enthält. Bei Anthropic sind sie Teil des AVV, bei OpenAI stützen sich Übermittlungen laut AVV auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.
Ein Vertragspartner in Irland heißt nicht, dass die Daten in der EU bleiben. OpenAI Ireland Ltd. und Anthropic Ireland, Limited beschreiben beide Übermittlungen außerhalb des EWR. Speicherung in Europa bietet OpenAI laut eigener Seite berechtigten Kunden von ChatGPT Enterprise, Edu und der API an. Microsoft nennt für Copilot Chat mit Arbeitskonto die EU-Datengrenze, ausgenommen Websuchen und derzeit Anthropic-Modelle.
Informiere über die Übermittlung: Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO verlangt den Hinweis auf ein Drittland und darauf, ob es einen Angemessenheitsbeschluss gibt.

Was muss in deine Datenschutzerklärung, wenn du KI nutzt?

Sobald KI-Dienste personenbezogene Daten verarbeiten, die du erhebst, informierst du die Betroffenen: über Zweck und Rechtsgrundlage, die Empfänger und eine mögliche Drittlandübermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. c, e und f DSGVO). Die DSK verlangt, Betroffene transparent zu informieren.

Website: Setzt du einen KI-Chatbot oder KI-Funktionen in Formularen ein, gehört das in die Datenschutzerklärung. Schreib im Chat selbst sichtbar dazu, dass dort eine KI antwortet. Was die KI-Verordnung zur Kennzeichnung verlangt, steht in KI für Selbstständige.
Kundinnen: Arbeitest du im Business-Tarif mit Kundendaten, gehört der KI-Dienst in die Datenschutzhinweise, die Kundinnen zu Beginn der Zusammenarbeit bekommen.

Nutzt du KI nur für Inhalte ohne Personenbezug, musst du dazu nichts ergänzen.

Eine Formulierungsidee für den KI-Teil deiner Datenschutzhinweise, die die Angaben aus Art. 13 Abs. 1 lit. c, e und f aufgreift. Sie ist kein geprüfter Rechtstext, lass sie von deiner Datenschutzberatung anpassen:

„Für [Zweck, z. B. Entwürfe von Angeboten und E-Mails] nutze ich [Tool und Tarif] der [Anbieter mit Sitz] als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist [Rechtsgrundlage]. Dabei können Daten in [Drittland] übermittelt werden. Abgesichert ist das durch [Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln].“

Wie schreibst du deine eigenen KI-Regeln?

Deine KI-Regeln passen auf eine Seite: welche Tools mit welchem Konto, welche Daten wohin dürfen, welche Einstellungen gelten, wer Ergebnisse prüft und wer eingewiesen wurde.

DSK und Hamburger Datenschutzbeauftragter empfehlen dokumentierte interne Regeln mit Beispielen für erlaubte und untersagte Einsätze. Das lohnt sich auch allein, spätestens wenn eine virtuelle Assistenz für dich mit KI arbeitet. Für die KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung genügt laut EU-Kommission interne Dokumentation, ein Zertifikat braucht es nicht.

Vorlage: Meine KI-Regeln (Stand: [Datum], verantwortlich: [Name])

Tools und Konten: [Tool, Tarif, Konto, AVV ja oder nein, abgeschlossen am]
Grün, frei nutzbar: [eigene Inhalte, öffentliche Dokumente, anonymisierte Fälle]
Gelb, nur in [Business-Tarif]: [Kundenmails, Angebotsnotizen, Teilnehmerlisten]
Rot, nie: [Gesundheitsdaten, Sitzungsnotizen zu sensiblen Themen, Passwörter]
Pflicht-Einstellungen: Training aus, Zwei-Faktor-Anmeldung, kein Feedback-Daumen bei Kundenchats, Connectors nur [Liste]
Anonymisieren: sechs Schritte von oben, Gegenprobe vor dem Einfügen
Prüfen: Fakten, Zahlen und Aussagen über Personen prüft [Name] vor dem Versand
Aufzeichnungen: nur mit Einwilligung aller, Tool: [Name]
Informieren: KI-Dienste stehen in [Datenschutzerklärung, Kundeninformation], geprüft am [Datum]
Einweisung: [Name, Rolle, Datum]
Bei Unsicherheit: [Kontakt Datenschutzberatung], Überprüfung alle [6] Monate

Den ersten Entwurf erstellt die KI mit dir. Du gibst nur Informationen über dein Business ein, keine Kundendaten:

Du bist meine Sparringspartnerin für Datenschutz im Business. Ich bin [Beruf] und arbeite mit [Zielgruppe]. Stell mir nacheinander höchstens 10 Fragen für meine KI-Regeln auf einer Seite: welche KI-Tools und Tarife ich nutze, welche Daten bei mir anfallen, wer außer mir mit KI arbeitet, ob ich Gespräche aufzeichne und ob Gesundheitsthemen vorkommen. Warte nach jeder Frage auf meine Antwort.
Ordne danach meine Datenarten in Grün (ohne Personenbezug), Gelb (nur im Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag) und Rot (nicht in KI-Tools). Gliedere die Seite in: Tools und Konten, Ampel, Pflicht-Einstellungen, Anonymisieren, Prüfen, Aufzeichnungen, Informieren, Einweisung. Markiere alles, was ich mit einer Datenschutzberatung klären sollte, mit [KLÄREN]. Erfinde keine Rechtsvorschriften.

Checkliste: Bevor du Kundendaten in ein KI-Tool gibst

Übersicht in 8 Schritten: Daten nach Ampel sortieren, richtiges Konto wählen, Training abschalten, richtig anonymisieren, Sensibles draußen lassen, USA-Transfer prüfen, offen informieren und KI-Regeln festhalten.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

„Training aus, also darf ich alles.“ Der Schalter ändert nichts am Vertrag. Ohne AVV keine Kundendaten.
„Name raus, also anonym.“ Beruf, Ort, Alter und Ereignis zusammen verraten oft mehr als der Name. Mach die Gegenprobe.
Postfach oder Kundenordner im Verbraucherkonto anbinden. Connectors mit Kundendaten nur im Business-Tarif.
KI-Aussagen über Personen ungeprüft übernehmen. Laut DSK musst du Ergebnisse mit Personenbezug kritisch hinterfragen, Betroffene haben ein Recht auf Berichtigung.
Gar nicht anfangen. Die grüne Zone ist groß. Fang dort an und erweitere Schritt für Schritt.

Häufige Fragen

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Nicht in ein Verbraucherkonto wie ChatGPT Free, Plus oder Pro, denn dort gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Den bekommst du mit ChatGPT Business oder Enterprise, wo OpenAI laut eigener Aussage standardmäßig nicht mit deinen Daten trainiert. Business setzt mindestens zwei Plätze voraus (Stand: Oktober 2026). Alternativ anonymisierst du gründlich, bevor du etwas einfügst. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Ist ChatGPT DSGVO-konform?

Das entscheidet nicht das Tool allein, sondern wie du es nutzt, denn verantwortlich für die Kundendaten bist du. ChatGPT Business und Enterprise enthalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der OpenAI Ireland Ltd., der Übermittlungen außerhalb der EU mit Standardvertragsklauseln oder einem Angemessenheitsbeschluss absichert. Rechtsgrundlage und Information der Betroffenen bleiben deine Aufgabe. Für anonyme Inhalte gilt die DSGVO nicht.

Ist Claude datenschutzkonform, wenn ich das Training ausschalte?

Der Schalter verbessert deinen Datenschutz, macht ein Verbraucherkonto aber nicht zum Geschäftskonto. Claude Free, Pro und Max laufen unter Verbraucherbedingungen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln gibt es in den Commercial Terms für Team, Enterprise und API. Kundendaten gehören deshalb in Claude Team oder gründlich anonymisiert in den Chat. Team setzt mindestens zwei Plätze voraus.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für KI?

Ja, sobald ein KI-Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet. Laut Datenschutzkonferenz ist das bei KI-Cloud-Diensten häufig der Fall, dann brauchst du einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Bei den großen Anbietern steckt er in den Bedingungen der Business-Tarife. Arbeitest du nur mit Inhalten ohne Personenbezug, brauchst du dafür keinen AVV.

Ich arbeite allein. Welcher KI-Tarif mit AVV passt zu mir?

ChatGPT Business und Claude Team setzen mindestens zwei Plätze voraus (Stand: Oktober 2026). Die Business-Versionen von Google Workspace und Microsoft 365 sind laut den Anbietern ab einer Person ausgelegt und enthalten die Gemini-App beziehungsweise Copilot Chat. Bei Workspace brauchst du für den Unternehmensdatenschutz eine bestätigte eigene Domain. Sonst arbeitest du im Verbraucherkonto nur mit anonymisierten Daten.

Darf ich KI im Coaching nutzen, wenn es um Gesundheit geht?

Für deine eigenen Inhalte und Abläufe ja, für Gesundheitsdaten deiner Klientinnen nur sehr eingeschränkt. Angaben zur körperlichen oder geistigen Gesundheit sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt. Eine Ausnahme ist etwa die ausdrückliche Einwilligung. In Verbraucherkonten haben solche Daten nichts verloren, im Business-Tarif nur nach fachlicher Beratung.

Ist das EU-US Data Privacy Framework noch gültig?

Ja, Stand Oktober 2026 gilt der Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 weiter. Das EU-Gericht hat eine Klage dagegen im September 2025 abgewiesen, ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof ist anhängig. Nach einem Urteil des US Supreme Court zur US-Handelsbehörde FTC bat der Europäische Datenschutzausschuss die Kommission im Juli 2026, die Folgen zu prüfen. Achte deshalb auf Standardvertragsklauseln im AVV.

Muss ich KI in meiner Datenschutzerklärung erwähnen?

Ja, wenn KI-Dienste personenbezogene Daten verarbeiten, die du erhebst, etwa über einen Chatbot auf deiner Website oder bei der Arbeit mit Kundendaten im Business-Tarif. Nach Art. 13 DSGVO nennst du dann Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und eine geplante Übermittlung in Drittländer. Nutzt du KI nur für Inhalte ohne Personenbezug, musst du nichts ergänzen.

Fazit: Rechtssicher heißt nicht, gar nicht anzufangen

Datenschutz mit KI ist vor allem Sortierarbeit: Daten nach Ampel, Konten nach Vertrag, Einstellungen einmal sauber setzen. Danach arbeitest du im grünen Bereich frei und mit Kundendaten nur dort, wo ein AVV gilt. Unser Grundsatz bei KI Power bleibt: KI & Du – statt KI statt Du.

Wenn du das nicht allein sortieren willst: In der KI Power Business Academy gehört KI-Recht zur KI-Schule in Station 1, in Station 7 hältst du mit dem KI-Qualifikationsnachweis fest, was du kannst. Ehrlich gesagt: Der Nachweis ist kein staatlich anerkannter Abschluss und ersetzt keine Rechtsberatung. Live-Termine gibt es montags mit Janet, Roger und Mei, die Aufzeichnungen bleiben.

Dein kostenloser erster Schritt ist der Sichtbarkeits-Check: 16 Fragen, rund 4 Minuten, und du siehst sofort, welches der 7 Zahnräder in deinem Business klemmt, mit 3 Schritten, einem Prompt und einem Positionierungssatz. Mehr Kostenloses findest du unter Kostenlos starten, Einzelkurse unter Kurse, Antworten in den FAQ. Wie du Claude einrichtest, zeigt Claude lernen.